Access là tên gọi tắt của phần mềm Microsoft Access, hay cũng được gọi là MS Access. Microsoft Access là Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) của Microsoft, thuộc bộ ứng dụng của Microsoft Office.
Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hoặc một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ với khả năng giúp chúng ta phát triển nhanh những giải pháp lưu trữ và quản lý thông tin.
Với Access, bạn hoàn toàn có thể phát triển được một hệ thống quản trị thông tin dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ rất nhanh chóng, thậm chí Access còn có thể giúp cho việc quản trị dữ liệu trong một số mảng của doanh nghiệp lớn như quản lý thông tin các đầu mối khách hàng, các cơ hội bán hàng, trạng thái khách hàng, quản lý đơn hàng, thông tin đặt hàng và thông tin sản phẩm.
Ngoài ra Access còn cho chúng ta khả năng phát triển giao diện người dùng ở mức đơn giản để chúng ta có thể tiến hành nhập dữ liệu và lưu vào các bảng.
Giao diện người sử dụng của Access bao gồm một loạt cửa sổ mở ra bên trong cửa sổ chính Access. Công cụ quản lý cơ sở dữ liệu của Access bao gồm các Tables (bảng), Queries (truy vấn, tìm kiếm), Forms (mẫu), Reports (báo cáo), Macro (các macro lệnh), Modules (các khai báo, thư viện chương trình con). Mỗi một đối tượng trên sẽ được hiện ra trong một cửa số riêng.
Bảng được dùng để lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể xác định và bao gồm nhiều hàng, mỗi hàng chứa các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó.
Table là một đối tượng chính của Access có chức năng lưu trữ dữ liệu dưới dạng hàng và cột. Thông thường ở các table khác nhau sẽ có mối liên hệ mật thiết khi cùng một file cơ sở dữ liệu. Mỗi cột ở table có một tên duy nhất. Ở mỗi table người dùng có thể xác định khóa chính.
Mẫu hỏi (query)
Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu xác định từ một hoặc nhiều bảng.
– Mẫu hỏi cung cấp cho người dùng quyền lấy dữ liệu từ các bảng nhờ vào việc chọn, sắp xếp, lọc dữ liệu dựa vào các tiêu chí tìm kiếm.
– Khi bạn cung cấp các tiêu chí thì mẫu hỏi sẽ dựa vào đó để hiển thị lựa chọn dữ liệu.
– Việc truy xuất thông tin có thể diễn ra ở các bảng có liên quan trong mẫu hỏi
– Một số thao tác khi truy vấn như chèn, chọn, xóa cập nhật.
Biểu mẫu (form)
Giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin.
– Biểu mẫu trong Access là một đối tượng của cơ sở dữ liệu có chức năng chính là tạo giao diện cho người dùng.
– Biểu mẫu trong Access được sử dụng để giảm bớt thời gian nhập, thêm hoặc chỉnh sửa dữ liệu.
Báo cáo (report)
Được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được chọn và in ra.
– Báo cáo là đối tượng của cơ sở dữ liệu desktop dùng để tính toán, định dạng, in và tóm tắt những dữ liệu đã được chọn.
– Nếu không thích báo cáo với giao diện hiện tại, bạn có thể thay đổi giao diện theo nhu cầu, sở thích.
3. Mối quan hệ giữa các đối tượng cơ bản trong cơ sở dữ liệu Access
Mối quan hệ giữa Table và Form trong Access
Bảng trong Access dùng để lưu trữ thông tin. Mỗi bảng thường được lưu trữ một loại thông tin nhất định và giữa các bảng sẽ tồn tại mối quan hệ để giúp dữ liệu trong cơ sở dữ liệu được quản lý và hoạt động một cách hiệu quả nhất. Với chức năng như vậy, Form sẽ giúp chúng ta cập nhật dữ liệu vào bảng, sửa dữ liệu sẵn có trong bảng và đọc dữ liệu từ bảng ra ngoài.
Mối quan hệ giữa Table và Reports trong Access
Khác với Form, Reports trong Access có thể được sử dụng để thể hiện ra báo cáo in được, xuất ra PDF được, có thể chứa nhiều thành phần hình hoạ giúp thân thiện hơn với người dùng so với Form. Đặc biệt Report sẽ không chuyện dụng như Form để cập nhậ dữ liệu ngược trở lại vào trong Table.
Mối quan hệ giữa Table và Queries trong Access
Queries là câu lệnh hay ngôn ngữ truy vấn dữ liệu, Queries sẽ giúp chúng ta nói chuyện được với cơ sở dữ liệu là Table, với queries, chúng ta có thể đưa ra các tiêu chí để dữ liệu được lấy ra từ Table.
Mối quan hệ giữa Queries và Reports trong Access
Thực chất, trong Access, mỗi Report đều được hỗ trợ bởi 1 query, hay nói cách khác, Report là cách diễn đạt khác của một query. Giả sử người biết về Access nhìn vào query sẽ biết được dữ liệu và câu hỏi đang được trả lời là gì, người không biết về Access nhìn report thì sẽ cảm thấy dễ tiếp cận hơn, còn thực chất đằng sau report là 1 hay nhiều queries lấy thông tin từ Tables ra để có thể diễn đạt, biểu đạt lên trên report.
4. Tại sao cần phải sử dụng Access
Có 2 lý do vì sao cần phải sử dụng Access:
– Nếu bạn đang cần một hệ thống, công cụ hay phần mềm để quản lý và làm việc với dữ liệu, thì Access chính là hệ thống dành cho bạn. Bạn cần nhập dữ liệu, thực hiện các thao tác chỉnh sửa hay in và xuất báo cáo thì với Access, tất cả những công việc trên đều trở nên dễ dàng và nhanh chóng, hơn thế, việc quản lý các dữ liệu còn trở nên vô cùng logic và rõ ràng.
– Nếu bạn là người không rành về lĩnh vực IT, thiết kế… nhưng bạn vẫn muốn tìm hiểu Access để phục vụ cho công việc của mình thì Access là một hệ thống tốt để bắt đầu làm quen. Access sẽ giúp bạn nhìn thấy mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu của bạn, quản lý, chỉnh sửa hay thay đổi chúng, thậm chí còn có thể tạo các form nhập liệu một cách đơn giản. Không cần mất quá nhiều thời gian, bạn có thể tự tạo được 1 hệ thống cho riêng mình với giao diện người dùng thân thiện. Access chính là công cụ giúp cho bạn – những người mới bắt đầu, có thể học và làm việc với Access tinh gọn và dễ dàng hơn.
5. Cách sử dụng Microsoft Access
Để có thể giúp bạn sử dụng Microsoft Access một cách hiệu quả, Trường Cao Đẳng Kiên Giang sẽ đưa ra hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Microsoft Access trong phần nội dung sau đây:
– Tạo cơ sở dữ liệu:
+ Bước 1: Chọn File trên thanh công cụ của Microsoft Access -> Chọn New. Tại các bản cập nhật mới, bạn có thể mở một cơ sở dữ liệu trống và chọn một mẫu có sẵn.
+ Bước 2: Đặt tên File tương ứng với nội dung có trong dữ liệu để dễ dàng hơn trong việc phân biệt và quản lý các dữ liệu khác nhau có trong Microsoft Access. Nếu bạn muốn đổi tên file thì chọn File (file này trong folder đã lưu) -> chọn Rename.
– Nhập dữ liệu:
+ Bước 1: Xác định thông tin dữ liệu để xác định cấu trúc dữ liệu đồng thời tìm một hình thức cơ sở dữ liệu một cách hợp lý. Các loại định dạng dữ liệu có thể thấy như kiểu bảng, kiểu truy vấn, kiểu báo cáo,..
+ Bước 2: Nhập nội dung vào từng dạng riêng biệt để tạo bảng đầu tiên. Bạn nên bắt đầu nhập vào bảng bằng cách sao chép nội dung, dán nội dung hoặc nhập thủ công. Các dữ liệu này sẽ được điền thành từng cột riêng biệt và các hồ sơ sẽ được điền thành từng hàng riêng biệt.
+ Bước 3: Microsoft Access có thể giúp bạn chia sẻ và lấy được thông tin từ một dữ liệu khác bằng cách thực hiện sau: Chọn Tab External Data -> Chọn tập tin muốn nhập dữ liệu -> Chuyển tới vị trí chứa dữ liệu -> Xác định vị trí lưu mới.
+ Bước 4: Chèn các cột, bảng bằng các thanh công cụ có trong Microsoft Access.
– Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng:
+ Bước 1: Bạn cần hiểu rõ được các hoạt động của các khoá. Mỗi cột bảng sẽ có một mục riêng. Cột ID được Access tạo ra để tăng số lượng mỗi mục chính là khoá chính. Bảng cũng chứa khoá ngoài.
+ Bước 2: Chọn Tab -> Chọn Database Tools -> Chọn Relationship
+ Bước 3: Nhấn giữ chuột từ bảng này tới một bảng khác để tạo ra mối liên hệ giữa chúng. Khi tạo liên hệ, chọn mục Enforce Referential Integrity.
– Tạo truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn
+ Bước 1: Mở công cụ Query Design -> Chọn Create -> Tiếp tục công việc thiết kế truy vấn.
+ Bước 2: Chọn The Show Table -> Nhấn chuột vào bảng cần chạy truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn -> Chọn Close
+ Bước 3: Thêm một trường được tạo ra -> Nhấn chuột và chọn cột truy vấn -> Chọn Design.
+ Bước 4: Thêm những tiêu chuẩn cần thiết (Bạn có thể lựa chọn các kiểu tiêu chuẩn khác nhau).
+ Bước 5: Chọn Design -> Chọn Run để xem kết quả và chọn Ctrl + S để lưu truy vấn.
– Tạo và dùng biểu mẫu: Thông thường, người dùng thường lựa chọn thiết lập biểu mẫu để việc sử dụng và quan sát dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.
+ Bước 1: Chọn bảng cần sử dụng để tạo biểu mẫu.
+ Bước 2: Chọn Form trong một Tab mới -> tạo một biểu mẫu tự động trong các trường của bảng.
+ Bước 3: Điều hướng các biểu mẫu mới bằng nút mũi tên ở phía dưới trên cùng có khả năng di chuyển các hồ sơ.
– Tạo một báo cáo:
+ Bước 1: Chọn một bảng hoặc một truy vấn
+ Bước 2: Nhập một tab mới
+ Bước 3: Thiết lập nguồn cho các báo cáo trống.
+ Bước 4: Thêm các trường vào báo cáo.
+ Bước 5: Thêm các nhóm vào báo cáo.
+ Bước 6: Lưu và chia sẻ báo cáo.
Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin về Các đối tượng cơ bản trong access là? mà Công ty Trường Cao Đẳng Kiên Giang muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.
Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: [email protected] để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Trường Cao Đẳng Kiên Giang xin trân trọng cảm ơn!
